Når planerne ændrer sig – sådan håndterer du afbud og ekstra gæster ved catering
Når planerne ændrer sig – sådan håndterer du afbud og ekstra gæster ved catering
Uanset hvor grundigt du planlægger et arrangement, kan der altid ske ændringer. Nogle gæster melder afbud i sidste øjeblik, mens andre pludselig tager en ekstra person med. For dig som vært – og for cateringfirmaet – kan det skabe udfordringer. Men med lidt forberedelse og god kommunikation kan du håndtere ændringerne uden stress og spild. Her får du en guide til, hvordan du bedst tackler afbud og ekstra gæster, når du har bestilt catering.
Forvent ændringer – og planlæg efter det
Det er sjældent, at antallet af gæster ender præcis som planlagt. Derfor er det en god idé allerede fra starten at tage højde for, at der kan ske ændringer. Når du bestiller catering, så spørg leverandøren, hvordan de håndterer justeringer i antal – og hvor tæt på arrangementet du kan ændre bestillingen.
Mange cateringfirmaer har en frist, typisk 3–5 dage før levering, hvor du kan opdatere antallet uden ekstra omkostninger. Ved at kende disse betingelser på forhånd undgår du ubehagelige overraskelser, hvis planerne ændrer sig.
Læs også:
Afbud – sådan undgår du madspild og unødige udgifter
Når gæster melder afbud, kan det være fristende bare at lade maden stå klar alligevel. Men det kan hurtigt blive dyrt – og føre til madspild. Her er nogle måder at håndtere afbud på:
- Informer cateringen hurtigst muligt. Jo tidligere de ved det, desto større chance er der for, at de kan justere mængderne.
- Overvej fleksible menuer. Buffeter og tapasløsninger er lettere at tilpasse end faste tallerkenserveringer.
- Tænk kreativt med resterne. Hvis afbuddene kommer for sent til at ændre bestillingen, kan du pakke rester i bokse til gæsterne eller bruge dem dagen efter.
Hvis du ofte arrangerer events, kan det også betale sig at vælge en leverandør, der tilbyder fleksible løsninger – fx betaling pr. person med mulighed for justering tæt på dagen.
Ekstra gæster – når der pludselig skal være mad til flere
Det modsatte problem opstår, når der dukker flere op end forventet. Det kan ske til både private fester og firmaarrangementer, og det kræver hurtig handling.
- Kontakt cateringen med det samme. Mange leverandører kan levere ekstra portioner, hvis de får besked i tide – nogle endda på selve dagen.
- Vælg menuer, der kan strækkes. Retter som salater, pastaretter og brød kan nemt suppleres, så alle får noget at spise.
- Hav en backup-plan. Et par ekstra flasker vin, lidt ekstra tilbehør eller en dessert, der kan deles, kan redde situationen.
Hvis du ved, at der er risiko for uventede gæster, kan du med fordel bestille lidt ekstra fra starten – fx 5–10 % mere end det forventede antal.
Kommunikation er nøglen
De fleste udfordringer kan løses, hvis du har en god dialog med cateringfirmaet. Vær ærlig om dine bekymringer, og spørg, hvordan de plejer at håndtere ændringer. Mange professionelle leverandører har rutiner for både afbud og ekstra gæster – og sætter pris på, at du informerer dem i god tid.
Det kan også være en fordel at udpege én kontaktperson, der står for al kommunikation med cateringen. Det gør det lettere at holde styr på ændringer og undgå misforståelser.
Fleksibilitet betaler sig
Selvom det kan virke stressende, når planerne ændrer sig, er det sjældent en katastrofe. De fleste cateringfirmaer er vant til, at der sker justeringer, og med lidt fleksibilitet fra begge sider kan det hele løses smidigt.
Som vært kan du gøre meget ved at planlægge realistisk, vælge fleksible menuer og kommunikere tydeligt. På den måde kan du fokusere på det vigtigste – at nyde arrangementet sammen med dine gæster, uanset om de er lidt færre eller lidt flere end planlagt.
Læs også:
